Contoh Surat Izin Atasan

Bang Gonel 17 Juni 2023 17 Juni 2023 6 min read

Mengenal Surat Izin Atasan

Halo Sobat Gonel, dalam dunia kerja, surat izin atasan merupakan hal yang sangat penting. Surat ini digunakan untuk memberikan izin kepada bawahan atau karyawan untuk melakukan suatu kegiatan tertentu yang tidak dapat dihindari seperti perjalanan dinas, studi banding, atau keperluan pribadi yang mendesak.

Daftar Isi+

Mengenal Surat Izin Atasan

Surat izin atasan umumnya dikeluarkan oleh atasan langsung yang memimpin sebuah departemen atau unit kerja. Isi surat tersebut berisi mengenai keperluan yang akan dilakukan oleh bawahan dan waktu yang diberikan untuk melaksanakan kegiatan tersebut. Selain itu, surat izin atasan juga bisa digunakan sebagai alat untuk melindungi bawahan ketika terjadi sanksi karena ketidakhadiran di tempat kerja.

Dalam artikel ini kita akan membahas contoh surat izin atasan beserta kelebihan dan kekurangannya, serta tips dalam membuat surat izin atasan yang efektif. Selamat membaca!

Kelebihan dan Kekurangan Surat Izin Atasan

Kelebihan

1. Memberikan Perlindungan Hukum

Surat izin atasan berguna untuk memberikan perlindungan hukum bagi karyawan yang mengajukan izin. Dengan adanya surat izin, maka karyawan yang tidak hadir di tempat kerja tidak akan dikenai sanksi apabila terjadi pemantauan kehadiran.

2. Menjaga Komunikasi Antara Atasan dan Bawahan

Dalam sebuah organisasi, komunikasi yang baik antara atasan dan bawahan sangatlah penting. Surat izin atasan menjadi media untuk menjaga komunikasi yang baik dan membangun kerjasama yang efektif antara kedua belah pihak.

3. Meningkatkan Produktivitas

Dalam beberapa kasus, karyawan membutuhkan waktu untuk melakukan kegiatan di luar kantor seperti perjalanan dinas atau studi banding. Dengan izin atasan, karyawan akan merasa tenang dan fokus pada kegiatan yang dilakukan, sehingga dapat meningkatkan produktivitas kerja.

4. Menjaga Kepuasan Karyawan

Ketika atasan memberikan izin pada karyawan, maka hal tersebut akan meningkatkan rasa kepercayaan dari karyawan terhadap atasan. Karyawan yang merasa mendapatkan kepercayaan dan dihargai oleh atasan akan lebih cenderung merasa puas dengan pekerjaannya.

Kekurangan

1. Tidak Dapat Digunakan Sebagai Pengganti Ketidakhadiran

Surat izin atasan bukanlah pengganti dari ketidakhadiran di tempat kerja dalam jangka waktu yang lama. Karyawan tetap memerlukan izin sakit atau cuti jika tidak hadir di tempat kerja dalam jangka waktu yang lama.

2. Terkadang Atasan Sulit Memberikan Izin

Dalam beberapa kasus, atasan terkadang sulit memberikan izin karena terkait dengan kebutuhan dan prioritas perusahaan. Karyawan perlu mengerti kebijakan perusahaan dan menjaga hubungan baik dengan atasan.

3. Perlu Waktu dan Usaha untuk Membuatnya

Membuat surat izin atasan membutuhkan waktu dan usaha. Karyawan perlu menulis surat permohonan izin secara jelas dan rapi agar memudahkan atasan dalam memberikan persetujuan.

Contoh Tabel Surat Izin Atasan

No	Nama	Jabatan	Tanggal	Alasan	Lama Izin	Status Persetujuan
1	Andi	Sales	04/05/2022	Menghadiri Pertemuan Bisnis	1 Hari	Disetujui
2	Budi	Marketing	07/05/2022	Studi Banding ke Malaysia	5 Hari	Dalam Proses
3	Cici	HRD	12/05/2022	Mendampingi Karyawan dalam Pelatihan	1 Hari	Tidak Disetujui

Tips Membuat Surat Izin Atasan yang Efektif

1. Buatlah Surat Permohonan Izin dengan Jelas dan Rapi

Surat permohonan izin harus ditulis dengan jelas dan rapi agar atasan mudah memahami isi surat tersebut. Karyawan harus menyertakan alasan dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan tersebut. Pastikan tidak ada kesalahan penulisan yang dapat menimbulkan kesalahpahaman.

2. Ajukan Izin dengan Menyesuaikan dengan Jadwal Kerja

Ketika mengajukan surat izin atasan, pastikan karyawan mempertimbangkan jadwal kerja dan kebutuhan perusahaan. Karyawan harus memastikan bahwa kegiatan yang ingin dijalankan tidak mengganggu atau menghambat jalannya pekerjaan di perusahaan.

3. Berikan Informasi yang Lengkap

Saat mengajukan izin, pastikan karyawan memberikan informasi yang lengkap, seperti alasan dan jenis kegiatan yang akan dilakukan. Karyawan juga harus memberikan informasi mengenai waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan tersebut dan tanggal kembali bekerja.

4. Jangan Mengada-ada dalam Mengajukan Izin

Surat izin atasan haruslah dibuat dengan jujur dan sesuai dengan kebutuhan yang sebenarnya. Jangan mengada-ada dalam mengajukan izin karena hal tersebut dapat menimbulkan kerugian bagi perusahaan.

5. Bersikap Profesional dan Hormat pada Atasan

Saat mengajukan izin, pastikan karyawan mempertimbangkan hubungan profesional dan hormat pada atasan. Jangan menganggap mudah persetujuan atasan dan selalu bersikap sopan dan hormat dalam cara mengajukan permohonan izin.

FAQ Surat Izin Atasan

1. Apa yang dimaksud dengan Surat Izin Atasan?

Surat izin atasan merupakan surat yang diberikan oleh atasan langsung untuk memberikan izin pada karyawan atau bawahan melakukan kegiatan tertentu di luar kantor.

2. Apakah Setiap Karyawan Bisa Mengajukan Surat Izin Atasan?

Ya, setiap karyawan yang membutuhkan izin dapat mengajukan surat izin atasan dengan mempertimbangkan kebijakan perusahaan yang ada.

3. Bisakah Surat Izin Atasan Digunakan Sebagai Pengganti Ketidakhadiran?

4. Bagaimana Cara Membuat Surat Izin Atasan yang Baik dan Benar?

Untuk membuat surat izin atasan yang baik dan benar, karyawan perlu menulis surat permohonan izin secara jelas dan rapi dengan menyertakan alasan dan waktu yang dibutuhkan untuk melakukan kegiatan tersebut.

5. Berapa Lama Surat Izin Atasan Biasanya Diproses?

Lama proses surat izin atasan tergantung pada kebijakan perusahaan masing-masing, namun biasanya dalam beberapa hari.

6. Apa yang Harus Dilakukan Jika Surat Izin Tidak Disetujui?

Karyawan perlu memahami kebijakan perusahaan yang ada dan bisa meminta keterangan lebih lanjut dari atasan.

7. Apakah Surat Izin Atasan Dapat Digunakan untuk Keperluan Pribadi?

Surat izin atasan dapat digunakan untuk keperluan pribadi jika memang diperlukan dan tidak mengganggu jalannya pekerjaan di perusahaan.

8. Apakah Surat Izin Atasan Harus Dicetak di Kertas Surat Resmi?

Tidak harus, namun dapat meningkatkan kesan profesional dan formal dalam mengajukan surat izin atasan.

9. Apakah Atasan Harus Selalu Menyetujui Permohonan Izin dari Karyawan?

Tidak selalu, atasan akan mempertimbangkan kebutuhan dan prioritas perusahaan dalam memberikan persetujuan surat izin atasan.

10. Apakah Setiap Bentuk Kegiatan di Luar Kantor Memerlukan Izin Atasan?

Tidak selalu, karyawan perlu menyesuaikan jenis dan keperluan kegiatan yang dilakukan di luar kantor dengan kebijakan perusahaan yang ada.

11. Apakah Surat Izin Atasan Dapat Digunakan untuk Perjalanan ke Luar Negeri?

Ya, surat izin atasan dapat digunakan untuk perjalanan ke luar negeri.

12. Apakah Surat Izin Atasan Dapat Digunakan oleh Karyawan Kontrak?

Ya, karyawan kontrak juga berhak mengajukan surat izin atasan sesuai dengan kebutuhan yang ada.

13. Apakah Surat Izin Atasan Harus Menyertakan Alasan yang Jelas?

Ya, surat izin atasan harus menyertakan alasan yang jelas dan logis untuk memastikan kebutuhan yang sebenarnya dilakukan oleh karyawan.

Kesimpulan

Setelah membaca artikel ini, Sobat Gonel dapat memahami tentang contoh surat izin atasan beserta kelebihan dan kekurangannya, serta tips dalam membuat surat izin atasan yang efektif. Surat izin atasan dapat membantu meningkatkan produktivitas dan kepuasan karyawan, namun perlu diperhatikan juga beberapa kekurangan yang ada.

Dalam mengajukan izin, karyawan perlu mempertimbangkan hubungan profesional dan hormat pada atasan serta mengajukan permohonan izin dengan jelas dan rapi. Perusahaan juga perlu memastikan kebijakan yang diberikan untuk memastikan terciptanya hubungan kerja yang baik dan sehat antara atasan dan bawahan.

Disclaimer