Contoh Membuat Surat: Panduan Lengkap

Pendahuluan

Salam Sobat Gonel! Surat merupakan salah satu media komunikasi tertua yang masih digunakan hingga saat ini. Dalam dunia bisnis, surat masih menjadi cara formal untuk melakukan komunikasi tertulis. Meski di era digital banyak orang beralih ke email dalam berkomunikasi, namun surat tetap memiliki peran penting terutama dalam hal legalitas dan keseriusan. Oleh karena itu, dalam artikel ini kita akan membahas secara lengkap contoh membuat surat yang baik dan benar.

Surat memiliki dua jenis, yaitu surat pribadi dan surat resmi. Surat pribadi biasanya digunakan untuk komunikasi antar individu, sedangkan surat resmi digunakan untuk kepentingan bisnis, organisasi, atau pemerintahan. Ketika membuat surat, pastikan kita memahami jenis surat yang akan ditulis. Selain itu, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan seperti format surat, alamat, tanggal, dan tanda tangan. Yuk simak penjelasannya!

Jenis-jenis Surat

Berikut adalah jenis-jenis surat yang biasa digunakan:

Dalam membuat surat, pastikan kita mengikuti format surat yang benar dan sesuai dengan jenis surat yang akan ditulis. Selain itu, pastikan kita menempatkan alamat yang benar dan tanda tangan di bagian akhir surat.

Format Surat

Format surat terdiri dari beberapa bagian, yaitu:

1. Header: berisi alamat pengirim dan penerima, serta tanggal
2. Opening salutation: salam pembuka
3. Opening paragraph: paragraf pembuka yang berisi informasi penting
4. Body: isi surat yang terdiri dari beberapa paragraf
5. Closing paragraph: paragraf penutup yang berisi informasi penting
6. Closing salutation: salam penutup
7. Tanda tangan: tanda tangan pengirim

Dalam menulis surat, pastikan kita mengikuti format surat yang benar dan sesuai dengan jenis surat yang akan ditulis. Misalnya, dalam surat lamaran kerja, kita harus menyertakan informasi tentang diri kita seperti riwayat pendidikan, pengalaman kerja, dan keterampilan yang dimiliki. Sedangkan dalam surat penawaran, kita harus menjelaskan secara detail tentang produk atau jasa yang ditawarkan.

Alamat, Tanggal, dan Tanda Tangan

Alamat pengirim dan penerima, serta tanggal surat harus diletakkan di bagian atas surat. Jangan lupa menyertakan nomor telepon atau email jika diperlukan. Sedangkan tanda tangan pengirim harus diletakkan di bagian akhir surat setelah closing salutation.

Kelebihan dan Kekurangan Contoh Membuat Surat

Kelebihan

1. Surat memiliki nilai formalitas dan keseriusan. Surat menjadi media komunikasi tertulis yang paling serius dan formal karena dibuat secara resmi dan terstandarisasi.

2. Surat lebih mudah dipahami daripada percakapan langsung. Dalam percakapan langsung, mungkin terdapat beberapa kekeliruan yang terjadi karena suara yang kurang jelas atau terbata-bata. Dengan menggunakan surat, kita dapat mengekspresikan ide dan informasi dengan jelas dan lebih mudah dipahami oleh penerima surat.

3. Surat memperlihatkan rasa menghargai terhadap penerima surat. Dalam surat, kita dapat menuliskan kesan maupun penghargaan kita terhadap penerima surat, yang mungkin sulit dilakukan dalam percakapan langsung.

4. Surat dapat diarsipkan dan dijadikan bukti sah. Surat yang dibuat secara resmi memiliki kekuatan hukum dan dapat dijadikan bukti sah dalam suatu persidangan atau tuntutan hukum.

5. Surat bisa menjadi kenang-kenangan. Surat yang diterima bisa disimpan sebagai kenang-kenangan dan menjadi bukti hubungan yang pernah terjalin antara si pengirim dan si penerima.

Kekurangan

1. Surat membutuhkan waktu yang lama untuk sampai ke tangan penerima. Proses pengiriman surat melalui pos atau jasa kurir memerlukan waktu yang lebih lama daripada pengiriman melalui email atau pesan singkat.

2. Surat dapat hilang atau rusak dalam perjalanan. Surat yang dikirim melalui pos atau jasa kurir dapat hilang atau rusak dalam perjalanan, sehingga mengakibatkan kerugian bagi pengirim maupun penerima surat.

3. Surat memiliki keterbatasan dalam hal jumlah informasi yang dapat disampaikan. Surat terbatas dalam hal jumlah informasi yang dapat disampaikan. Oleh karena itu, jika ingin menyampaikan informasi yang kompleks, lebih baik menggunakan email atau pertemuan langsung.

4. Surat rentan terhadap kecurangan atau pemalsuan. Surat bisa dijadikan alat untuk melakukan penipuan atau pemalsuan identitas, sehingga pengirim dan penerima surat perlu berhati-hati dalam mengelola surat.

5. Surat perlu biaya untuk pengiriman. Surat yang dikirim melalui pos atau jasa kurir memerlukan biaya yang harus dikeluarkan oleh pengirim.

Contoh Tabel Membuat Surat

FAQ

1. Apa itu surat pribadi?

Surat pribadi adalah surat yang ditulis untuk keperluan pribadi atau untuk berkomunikasi dengan individu lain secara personal.

2. Apa itu surat resmi?

Surat resmi adalah surat yang dibuat secara formal untuk kepentingan bisnis, organisasi, atau pemerintahan.

3. Bagaimana cara membuat surat yang baik dan benar?

Cara membuat surat yang baik dan benar adalah dengan memahami jenis surat yang akan ditulis, mengikuti format surat yang sesuai dengan jenis surat, menempatkan alamat, tanggal, dan tanda tangan di tempat yang benar, serta menyampaikan informasi dengan jelas dan padat.

4. Apa yang harus diperhatikan saat menuliskan alamat di surat?

Ketika menuliskan alamat di surat, pastikan alamat pengirim dan penerima ditulis dengan benar, lengkap dengan nomor telepon atau email jika diperlukan.

5. Apa itu header surat?

Header surat adalah bagian atas surat yang berisi alamat pengirim dan penerima, serta tanggal surat.

6. Apa itu opening salutation dalam surat?

Opening salutation adalah salam pembuka dalam surat, seperti “Kepada Yth.” atau “Salam Hormat”.

7. Apa yang harus diperhatikan saat menulis body surat?

Ketika menulis body surat, pastikan informasi yang disampaikan jelas, padat, dan sesuai dengan jenis surat yang ditulis.

8. Apa itu closing paragraph dalam surat?

Closing paragraph adalah paragraf penutup dalam surat yang berisi informasi penting, seperti ucapan terima kasih atau undangan untuk bertemu.

9. Apa itu closing salutation dalam surat?

Closing salutation adalah salam penutup dalam surat, seperti “Hormat Saya” atau “Salam Hangat”.

10. Apa yang harus diperhatikan saat menulis tanda tangan di surat?

Ketika menulis tanda tangan di surat, pastikan tanda tangan diletakkan di bagian akhir surat setelah closing salutation.

11. Apa yang harus diperhatikan saat mengirimkan surat melalui pos atau jasa kurir?

Ketika mengirimkan surat melalui pos atau jasa kurir, pastikan alamat penerima dan pengirim ditulis dengan benar dan lengkap, serta surat dikemas dengan baik untuk menghindari kerusakan atau hilang dalam perjalanan.

12. Apa yang harus dilakukan jika surat tidak sampai ke tangan penerima?

Jika surat tidak sampai ke tangan penerima, segera hubungi pihak pos atau jasa kurir untuk mengetahui status pengiriman surat.

13. Apa yang perlu dilakukan setelah mengirimkan surat?

Setelah mengirimkan surat, pastikan kita menunggu balasan dari penerima atau menghubungi pihak yang bersangkutan untuk memastikan surat sudah diterima.

Kesimpulan

Dalam dunia bisnis, surat resmi masih menjadi cara formal untuk melakukan komunikasi tertulis. Oleh karena itu,