Contoh Surat Formal yang Benar dan Efektif

Bang Gonel 18 Januari 2023 18 Januari 2023 7 min read

Halo Sobat Gonel, dalam dunia bisnis dan pekerjaan, mengirim surat formal merupakan hal yang tak terhindarkan. Surat formal digunakan untuk komunikasi resmi antara perusahaan atau individu dengan pihak lainnya. Surat formal harus ditulis dengan baik dan benar agar pesan yang disampaikan dapat diterima dengan jelas dan tepat sasaran. Dalam artikel ini, kita akan membahas contoh surat formal yang benar dan efektif agar kamu dapat membuat surat formal yang profesional dan terpercaya. Yuk, simak selengkapnya!

Daftar Isi+

Pendahuluan

Surat formal adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi, seperti permohonan, undangan, atau pengajuan. Surat formal harus ditulis dengan bahasa yang jelas, sopan, dan mengikuti aturan tata bahasa yang berlaku. Surat formal yang baik dan efektif dapat memperkuat citra perusahaan atau individu yang mengirimnya serta meningkatkan kemungkinan kesuksesan bisnis atau pekerjaan.

Berikut adalah 7 hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat formal:

No.	Hal	Keterangan
1	Tujuan	Tentukan tujuan dari surat yang akan kamu tulis agar isi surat dapat terfokus dan jelas.
2	Penerima	Pastikan alamat dan identitas penerima surat sudah benar dan lengkap.
3	Isi surat	Tuliskan isi surat secara singkat, padat, dan jelas dengan menghindari penggunaan bahasa yang sulit dipahami atau ambigu.
4	Tata bahasa	Gunakan tata bahasa yang benar dan hindari kesalahan tata bahasa seperti ejaan dan tanda baca.
5	Format surat	Pastikan surat yang kamu tulis mengikuti format yang benar seperti alamat pengirim dan penerima, subjek surat, dan salam pembuka.
6	Penutup surat	Sertakan penutup surat yang sopan dan tepat, seperti salam penutup dan tanda tangan.
7	Review	Review kembali surat yang kamu tulis untuk memperbaiki kesalahan atau kekurangan sebelum mengirimkannya.

Kelebihan dan Kekurangan Contoh Surat Formal

Setiap jenis surat dengan format formal memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing. Berikut adalah 7 kelebihan dan kekurangan contoh surat formal:

Kelebihan

1. Menunjukkan profesionalisme

Surat formal menunjukkan bahwa perusahaan atau individu yang mengirimkannya memiliki keseriusan dan profesionalisme dalam melakukan komunikasi resmi.

2. Memperkuat citra perusahaan atau individu

Surat formal yang baik dan efektif dapat memperkuat citra perusahaan atau individu yang mengirimkannya serta meningkatkan kemungkinan kesuksesan bisnis atau pekerjaan.

3. Memudahkan komunikasi

Surat formal dapat memudahkan komunikasi antara perusahaan atau individu dengan pihak lainnya, terutama dalam hal formalitas dan administrasi.

4. Menjaga catatan penting

Surat formal yang diarsipkan dengan baik dapat menjadi catatan penting untuk keperluan bisnis atau administrasi.

5. Lebih serius dan terpercaya

Surat formal yang dilengkapi dengan berbagai informasi dan dokumen pendukung cenderung lebih serius dan terpercaya dalam mata pihak lain.

6. Memiliki nilai hukum

Surat formal memiliki nilai hukum jika digunakan untuk keperluan pengadilan atau hukum.

7. Dapat dijadikan bukti tertulis

Surat formal dapat dijadikan bukti tertulis dalam hal terjadi sengketa atau permasalahan hukum.

Kekurangan

1. Memakan waktu lebih lama

Surat formal memakan waktu lebih lama dalam pengirimannya karena harus memperhatikan aturan tata bahasa dan format yang benar.

2. Kurang fleksibel

Surat formal kurang fleksibel dalam pengirimannya karena harus mengikuti format dan aturan yang berlaku.

3. Biaya pengiriman

Surat formal yang dikirim melalui pos atau kurir cenderung memakan biaya lebih tinggi dibandingkan dengan komunikasi informal seperti email atau telepon.

4. Terbatasnya akses

Surat formal yang dikirim melalui pos atau kurir dapat terbatas aksesnya terutama pada wilayah yang sulit dijangkau atau terpencil.

5. Peniruan surat

Surat formal dapat dengan mudah ditiru atau dipalsukan jika tidak dilengkapi dengan tanda tangan atau dokumen pendukung lainnya.

6. Kurang personal

Surat formal kurang personal dan kurang dapat menunjukkan ekspresi atau nada suara yang dapat dimengerti oleh pihak lain.

7. Kesalahan pengiriman

Surat formal dapat mengalami kesalahan pengiriman seperti salah alamat atau tertukar dengan surat lainnya.

Tabel Contoh Surat Formal

Jenis Surat	Tujuan	Penerima	Isi Surat	Tata Bahasa	Format Surat	Penutup Surat
Surat Permohonan	Permintaan izin, permintaan donasi, dan sebagainya	Pihak yang dihubungi	Tentukan tujuan maksimal 2-3 paragraf, jelaskan alasan dan manfaat yang akan diperoleh	Gunakan bahasa yang jelas dan sopan, hindari ejaan dan tanda baca yang salah	Gunakan format surat resmi, lampirkan dokumen pendukung yang diperlukan	Salam pembuka, salam penutup, dan tanda tangan
Surat Resmi	Komunikasi bisnis, surat perjanjian, atau surat kontrak	Mitra bisnis atau individu yang dihubungi	Tuliskan isi surat secara detil dan lengkap, jelaskan tujuan dan manfaat yang diperoleh	Gunakan bahasa yang benar dan sopan, perhatikan tata bahasa dan ejaan yang benar	Gunakan format surat resmi, lampirkan dokumen pendukung yang diperlukan	Salam pembuka, salam penutup, dan tanda tangan
Surat Penawaran	Penawaran produk atau jasa	Potensial pelanggan atau klien	Tuliskan penawaran secara menyeluruh, jelaskan manfaat produk atau jasa yang ditawarkan	Gunakan bahasa yang menarik dan mudah dipahami oleh pihak lain, perhatikan tata bahasa yang benar	Gunakan format surat resmi, lampirkan brosur atau katalog produk jika diperlukan	Salam pembuka, salam penutup, dan tanda tangan

Sumber: https://www.contohsurat.co.id

FAQ

1. Apa itu surat formal?

Surat formal adalah jenis surat yang digunakan untuk keperluan formal atau resmi dan harus ditulis dengan bahasa yang jelas, sopan, dan mengikuti aturan tata bahasa yang berlaku.

2. Apa saja jenis surat formal?

Jenis surat formal meliputi surat permohonan, surat resmi, surat penawaran, dan sebagainya.

3. Apa keuntungan dari menggunakan surat formal?

Keuntungan dari menggunakan surat formal antara lain menunjukkan profesionalisme, memperkuat citra perusahaan atau individu, dan memudahkan komunikasi resmi.

4. Apa saja yang perlu diperhatikan dalam menulis surat formal?

Hal yang perlu diperhatikan dalam menulis surat formal meliputi tujuan, penerima, isi surat, tata bahasa, format surat, penutup surat, dan review.

5. Apa kekurangan dari menggunakan surat formal?

Kekurangan dari menggunakan surat formal antara lain memakan waktu lebih lama dan kurang fleksibel dalam pengiriman.

6. Apa fungsi dari tabel contoh surat formal?

Tabel contoh surat formal berfungsi untuk memberikan informasi lengkap dan praktis mengenai format dan isi surat formal yang dikategorikan berdasarkan jenisnya.

7. Apa saja informasi yang dapat diperoleh dari tabel contoh surat formal?

Informasi yang dapat diperoleh dari tabel contoh surat formal meliputi jenis surat, tujuan, penerima, isi surat, tata bahasa, format surat, dan penutup surat.

8. Bagaimana cara menulis surat formal yang efektif?

Cara menulis surat formal yang efektif antara lain menentukan tujuan, menggunakan bahasa yang jelas dan sopan, mengikuti format dan aturan yang benar, serta mereview kembali surat yang ditulis untuk memperbaiki kesalahan atau kekurangan.

9. Apa yang harus dilakukan jika surat formal mengalami kesalahan pengiriman atau salah alamat?

Jika surat formal mengalami kesalahan pengiriman atau salah alamat, segera hubungi pihak yang berwenang atau kirimkan surat baru dengan alamat yang benar.

10. Apa yang harus dilakukan jika surat formal yang dikirim tidak mendapat tanggapan balik?

Jika surat formal yang dikirim tidak mendapat tanggapan balik, sebaiknya melakukan follow up atau pengecekan ulang dengan mengirim email atau telepon.

11. Apa pentingnya tanda tangan pada surat formal?

Tanda tangan pada surat formal memiliki fungsi untuk menunjukkan keaslian dokumen serta memperkuat kepercayaan pihak lain terhadap pengirim surat.

12. Apa yang harus dilakukan jika surat formal yang ditulis mengalami kesalahan tata bahasa atau ejaan?

Jika surat formal yang ditulis mengalami kesalahan tata bahasa atau ejaan, sebaiknya melakukan perbaikan terlebih dahulu sebelum mengirimkannya agar pesan dapat diterima dengan jelas dan benar.

13. Apa yang harus dilakukan jika surat formal yang ingin dikirim sudah terlalu panjang?

Jika surat formal sudah terlalu panjang, sebaiknya memperpendek atau memisahkannya menjadi beberapa bagian untuk memudahkan pemahaman dan menghindari kebosanan pada pihak lain.

Kesimpulan

Menulis surat formal yang baik dan efektif dapat menjadi kemampuan penting bagi individu atau perusahaan dalam melakukan bisnis atau pekerjaan. Surat formal yang ditulis dengan benar dan menjunjung tinggi etika dapat meningkatkan citra dan kesuksesan perusahaan atau individu. Oleh karena itu, pastikan untuk memperhatikan aturan tata bahasa, format surat, dan isi surat secara jelas dan padat. Selain itu, pastikan juga untuk mereview kembali surat sebelum mengirimkannya. Yuk, mulai menulis surat formal yang profesional dan terpercaya!

Penutup