Contoh Surel: Panduan Lengkap untuk Menulis Surel Yang Efektif

Bang Gonel 16 Februari 2023 16 Februari 2023 7 min read

Pengantar

Salam, Sobat Gonel! Dalam era digital seperti saat ini, surel atau email menjadi salah satu bentuk komunikasi yang paling sering digunakan, baik dalam lingkungan bisnis maupun personal. Namun, tidak semua orang dapat menulis surel dengan efektif, sehingga seringkali surel yang dikirimkan tidak mendapatkan respon yang diharapkan.

Daftar Isi+

Pengantar

Untuk membantu Anda menulis surel yang efektif, dalam artikel ini kami akan memberikan contoh surel yang baik dan benar, serta tips dan trik untuk menulis surel yang dapat meningkatkan tingkat respon. Yuk, simak artikel selengkapnya!

Kelebihan dan Kekurangan Contoh Surel

Sebelum membahas contoh surel yang baik dan benar, mari kita bahas terlebih dahulu kelebihan dan kekurangan dalam menulis surel.

Kelebihan Menulis Surel

Mempercepat komunikasi

Anda dapat mengirimkan pesan dalam waktu yang singkat dan cepat tanpa harus menunggu waktu bertemu secara langsung dengan lawan bicara.

Lebih efisien

Anda dapat mengirimkan pesan yang sama kepada banyak orang sekaligus dalam waktu yang singkat.

Mudah dilacak

Anda dapat dengan mudah mengetahui apakah pesan Anda sudah terbaca atau belum.

Kekurangan Menulis Surel

Risiko pesan tersandung di spam

Seringkali surel yang kita kirimkan masuk ke kotak spam tanpa diketahui oleh penerima.

Tidak ada ekspresi wajah dan gerakan tubuh

Karena komunikasi melalui surel tidak memungkinkan untuk menunjukkan ekspresi wajah atau gerakan tubuh, maka kita harus berhati-hati dalam memilih kata-kata agar tidak menimbulkan salah pengertian.

Tidak selalu efektif untuk membahas topik yang kompleks

Terkadang topik yang rumit atau kompleks membutuhkan komunikasi langsung untuk memastikan pemahaman yang tepat.

Contoh Surel yang Baik dan Benar

Berikut adalah beberapa contoh surel yang dapat Anda gunakan sebagai referensi dalam menulis surel yang efektif:

Contoh Surel Permintaan Pertemuan

Assalamualaikum, Pak Budi. Saya yakin bapak sangat sibuk, namun saya ingin meminta waktu sejenak untuk bertemu dengan bapak dan membahas rencana kerja tahun depan bersama-sama. Apakah bapak memiliki waktu luang beberapa saat pada minggu depan?

Terima kasih, saya menunggu kabar baik dari bapak.

Contoh Surel Penawaran Kerjasama

Salam sejahtera, Ibu Dwi. Saya ingin menawarkan kerjasama dalam bidang desain digital dengan perusahaan Ibu. Kami memiliki pengalaman dalam pembuatan desain website dan aplikasi mobile, serta jasa konsultasi desain digital.

Kami yakin dapat memberikan kontribusi positif bagi perusahaan Ibu. Apakah Ibu berminat untuk membicarakannya lebih lanjut?

Salam hangat,
Budi

Tips Menulis Surel yang Efektif

Berikut adalah beberapa tips yang dapat membantu Anda menulis surel yang efektif:

1. Pilih Kata-Kata yang Tepat

Pilih kata-kata yang tepat untuk memastikan pesan yang ingin disampaikan dapat dipahami dengan mudah oleh penerima. Hindari menggunakan bahasa kasar atau tidak sopan dalam mengirimkan surel.

2. Gunakan Kalimat yang Jelas dan Singkat

Gunakan kalimat yang singkat dan mudah dipahami ketika menulis surel. Hindari kalimat yang terlalu panjang, karena dapat membuat penerima kesulitan dalam memahami pesan yang ingin disampaikan.

3. Berikan Informasi yang Diperlukan

Berikan informasi yang diperlukan dengan lengkap dan jelas dalam surel yang Anda kirimkan. Jangan biarkan penerima bertanya-tanya tentang informasi yang Anda sampaikan.

4. Sertakan Salam dan Penutup yang Sopan

Sertakan salam dan penutup yang sopan dalam surel yang Anda kirimkan. Hal ini akan memberikan kesan yang baik dan dapat meningkatkan respon dari penerima.

5. Jangan Gunakan Huruf Kapital Seluruhnya

Jangan menggunakan huruf kapital seluruhnya ketika menulis surel, kecuali untuk judul atau nama situs. Penggunaan huruf kapital seluruhnya dapat memberikan kesan teriak dan tidak sopan.

6. Gunakan Bahasa yang Sesuai

Gunakan bahasa yang sesuai dengan siapa yang akan Anda kirimkan surel. Jangan menggunakan bahasa slang atau bahasa yang terlalu formal jika tidak diperlukan.

7. Sertakan Lampiran Jika Diperlukan

Jika surel yang Anda kirimkan membutuhkan lampiran, pastikan lampiran tersebut dapat diakses dan didownload dengan mudah oleh penerima.

Informasi Lengkap Tentang Contoh Surel

Judul	Deskripsi
Definisi Surel	Surel atau email adalah bentuk komunikasi elektronik yang memungkinkan pengguna untuk mengirimkan pesan ke satu atau lebih penerima dalam hitungan detik.
Konten Surel Yang Baik	Surel yang baik memiliki konten yang jelas, singkat, dan memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai.
Contoh Surel Permintaan Maaf	Surel permintaan maaf harus disertai dengan kata-kata yang sopan dan mengakui kesalahan yang sudah dilakukan, serta tindakan yang akan dilakukan selanjutnya.
Contoh Surel Pengingat Pembayaran	Surel pengingat pembayaran harus disertai dengan informasi yang jelas mengenai jumlah pembayaran, tanggal jatuh tempo, dan cara pembayaran yang dapat dilakukan.
Contoh Surel Pemberitahuan Pemenang Kuis	Surel pemberitahuan pemenang kuis harus memuat informasi yang jelas mengenai hadiah yang akan diterima, cara pengambilan hadiah, dan tanggal pengambilan hadiah.
Contoh Surel Penawaran Kerjasama	Surel penawaran kerjasama harus memuat informasi yang jelas mengenai jenis kerjasama yang ditawarkan, kelebihan dan kekurangan kerjasama tersebut, serta cara untuk memulai kerjasama.
Contoh Surel Permintaan Pertemuan	Surel permintaan pertemuan harus memuat informasi yang jelas mengenai tujuan pertemuan, waktu dan tempat pertemuan, serta siapa saja yang akan hadir dalam pertemuan tersebut.
Contoh Surel Lamaran Kerja	Surel lamaran kerja harus memuat informasi yang lengkap mengenai latar belakang pendidikan dan pengalaman kerja, serta kualifikasi yang dimiliki yang sesuai dengan posisi yang dilamar.
Contoh Surel Undangan Acara	Surel undangan acara harus memuat informasi yang jelas mengenai jenis acara, waktu dan tempat acara, serta dress code dan tata cara mengikuti acara tersebut.
Contoh Surel Konfirmasi	Surel konfirmasi harus memuat informasi yang jelas mengenai apa yang dikonfirmasi, waktu dan tempat kegiatan, serta tindakan selanjutnya yang akan dilakukan.
Contoh Surel Promosi Penjualan	Surel promosi penjualan harus memuat informasi yang jelas mengenai produk atau layanan yang akan dipromosikan, diskon atau penawaran khusus yang berlaku, serta cara untuk membeli atau memanfaatkan promo tersebut.
Contoh Surel Informasi Pelatihan	Surel informasi pelatihan harus memuat informasi yang jelas mengenai jenis pelatihan, waktu dan tempat pelatihan, serta biaya dan cara pendaftaran pelatihan tersebut.

FAQ

1. Apa yang dimaksud dengan surel?

Surel atau email adalah bentuk komunikasi elektronik yang memungkinkan pengguna untuk mengirimkan pesan ke satu atau lebih penerima dalam hitungan detik.

2. Apa yang harus dipersiapkan saat menulis surel?

Anda harus mempersiapkan konten yang jelas, singkat, dan memiliki tujuan tertentu yang ingin dicapai dalam surel tersebut.

3. Apa tips menulis surel yang efektif?

Beberapa tips menulis surel yang efektif adalah memilih kata-kata yang tepat, gunakan kalimat yang jelas dan singkat, berikan informasi yang diperlukan, sertakan salam dan penutup yang sopan, jangan gunakan huruf kapital seluruhnya, gunakan bahasa yang sesuai, dan sertakan lampiran jika diperlukan.

4. Bagaimana cara menulis surel permintaan maaf?

Surel permintaan maaf harus disertai dengan kata-kata yang sopan dan mengakui kesalahan yang sudah dilakukan, serta tindakan yang akan dilakukan selanjutnya.

5. Apa saja contoh surel yang sering digunakan dalam bisnis?

Beberapa contoh surel yang sering digunakan dalam bisnis adalah surel permintaan pertemuan, surel penawaran kerjasama, surel pengingat pembayaran, surel lamaran kerja, dan surel informasi pelatihan.

6. Apa saja kelebihan dan kekurangan menulis surel?

Kelebihan menulis surel adalah mempercepat komunikasi, lebih efisien, dan mudah dilacak, sementara kekurangannya adalah risiko pesan tersandung di spam, tidak ada ekspresi wajah dan gerakan tubuh, dan tidak selalu efektif untuk membahas topik yang kompleks.

7. Apa saja hal yang harus dihindari saat menulis surel?

Beberapa hal yang harus dihindari saat menulis surel adalah menggunakan bahasa kasar atau tidak sopan, menggunakan kalimat yang terlalu panjang, dan menggunakan huruf kapital seluruhnya kecuali pada judul atau nama situs.

8. Apa yang harus dilakukan jika surel yang kita kirimkan tidak mendapat respon?

Jangan buru-buru untuk mengirimkan surel ulang, pastikan bahwa surel telah sampai ke penerima dengan mengecek kotak masuk atau menghubungi penerima secara langsung.

9. Apa tindakan selanjutnya setelah Anda menulis surel?

Tindakan selanjutnya setelah menulis surel adalah menunggu respon dari penerima atau melakukan follow-up jika tidak ada respon setelah waktu yang telah ditentukan.

10. Apa saja yang harus disertakan dalam surel undangan acara?

Surel undangan acara harus memuat informasi yang jelas mengenai jenis acara, waktu dan tempat acara, serta dress code dan tata cara mengikuti acara tersebut.

11. Apakah ada cara untuk memastikan surel yang kita kirimkan tidak masuk ke kotak spam?

Beberapa hal yang dapat dilakukan agar surel tidak masuk ke kotak spam adalah menghindari penggunaan kata-kata promosi, sertakan informasi yang lengkap dalam surel, dan minta agar penerima menambahkan alamat surel kita ke dalam daftar kontak.

12. Bagaimana cara menambahkan lampiran dalam surel?

Untuk menambahkan lampiran dalam surel, Anda dapat menggunakan fitur attachment pada surel atau meletakkan link yang mengarahkan pada lampiran tersebut.

13. Bagaimana cara menulis surel yang dapat meningkatkan tingkat respon dari penerima?